Bedrijfsvoering

Deze paragraaf geeft een overzicht van de onderdelen van onze bedrijfsvoering en de belangrijkste thema’s daarbinnen.  Vanuit bedrijfsvoering staan we voor goed advies en goede dienstverlening. Vanuit verschillende vakgebieden zorgen wij voor integrale adviezen en ondersteuning. Met deze adviezen en ondersteuning ontzorgen we de organisatie van de gemeente IJsselstein en helpen  we de collega's vooruit.  Zo dragen we bij aan de ontwikkeling van IJsselstein. Dat doen we door collega’s, college en raad te ondersteunen bij het ontwikkelen en uitvoeren van beleid en projecten. Wij werken voor onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en andere partners. 

De structuur van de organisatie is eenvoudig en eenduidig. De organisatie bestaat uit  8 teams. 

• Concern 
• Klant
• Ruimte en Projecten
• Civiele techniek en vastgoed
• Samenleving
• Sociaal domein
• Advies
• Interne Ondersteuning

Team Concern bestaat uit medewerkers die teamoverstijgend adviseren en ondersteunen. Zij hebben een directe lijn met de algemeen directeur/gemeentesecretaris, het managementteam en het bestuur.

De andere teams kennen een logische samenhang in taakgebieden. Onderling werken de teams samen aan overstijgende maatschappelijke vraagstukken, die soms snel op ons afkomen. Voor een deel van de werkzaamheden is daarom een wendbare, flexibele organisatie nodig. Medewerkers hebben hun basis in een team en kunnen al naar gelang het vraagstuk tijdelijk (gedeeltelijk) werkzaam zijn in een project of in een gezamenlijk werkverband. De lijnorganisatie en de projectorganisatie bestaan naast elkaar.

Elk team heeft een teamleider. De teamleider is integraal eindverantwoordelijk voor de producten en resultaten van het team. Onder de teamleider is er geen andere hiërarchische aansturingslaag. 

De teamleiders vormen  samen met de algemeen directeur het managementteam. Zij overleggen over de thema's die de hele organisatie aangaan zoal: verzuim, innovatie, kwaliteit van dienstverlening, samenwerking tussen teams, werkdruk, trends en ontwikkelingen.

De formatie van de organisatie blijft voortdurend in ontwikkeling. Er komen steeds meer taken richting de gemeente. We beoordelen telkens of en hoe deze taken kunnen worden uitgevoerd binnen de formatie: faseren, efficiënter organiseren, herprioriteren of toch (tijdelijk) uitbreiden. Zo houden we rekening met de beperkte middelen die we tot onze beschikking hebben en gaan we zorgvuldig om met gemeenschapsgeld. 

Tegelijk hebben we te maken met een krappe arbeidsmarkt. In 2023 en 2024 heeft de organisatie geïnvesteerd in de aanstelling een tijdelijke recruiter. Dat heeft zijn vruchten afgeworpen. Veel vacatures zijn vervuld en het aantal lopende vacatures eind 2024 was op een niveau dat past bij de omvang van de organisatie. 

Om de werklast van het proces van werven en selecteren verder te verlichten, investeren we in het automatiseren van de werkprocessen. Waar externe inhuur nodig is, werken we sinds dit jaar samen met een DAS-aanbieder, zodat we voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteding en DBA. 

Om onze nieuwe en zittende medewerkers te helpen hun werk zo goed mogelijk te doen, is in 2024 onder meer een start gemaakt met: vitaliteitsbeleid, het actualiseren van de secundaire arbeidsvoorwaarden, het doorontwikkelen van het opleidingsbeleid en uitvoeren van een preventief medisch onderzoek. De uitwerking en het vervolg van deze stappen verwachten we in 2025 op te pakken. Daarnaast is er geïnvesteerd in het actualiseren in het beleid Veilige publieke taak en omgaan met agressie en in het integriteitsbeleid. 

Bestuur en medewerkers van de gemeente IJsselstein werken samen met inwoners, ondernemers, instellingen en partners aan wat nodig is om de doelstellingen te realiseren op het terrein van wonen, ruimte, onderwijs, sport, cultuur, inkomen, jeugd, Wmo, veiligheid, organisatie en bestuur. Deze dynamiek vraagt van ons meebewegen met- en inspelen op wat er in IJsselstein leeft. Voor het (bij)sturen en beheersen van de organisatie en haar processen zorgen we dat er balans is tussen de verschillende sturingsinstrumenten. 

De gemeente stelt de inwoners, de ondernemers en de maatschappelijke instellingen van IJsselstein centraal. Zij vormen ons bestaansrecht en voor hen zijn we als gemeente een zichtbare en betrouwbare partner. Dit geldt ook voor de raad, het college, de medewerkers, onze verbonden partijen en de externe partijen die toezicht op ons houden. We richten de organisatie zo in dat doelstellingen (beheerst) gerealiseerd kunnen worden. 

Voor ons betekent 'in control zijn' dat we vooraf doelen vaststellen en zicht hebben of we deze realiseren (doeltreffend). En dat we bijsturen waar nodig. Met een efficiënte inzet van mensen en middelen (doelmatig) en binnen de geldende regelgeving (rechtmatig). We zijn transparant, integer en onze informatievoorziening is actueel en veilig (betrouwbaar). 
We zijn ons bewust van waar we grip op willen hebben, de risico’s, de sturing daarop en beheersing daarvan.

Medewerkers, management en bestuur werken eraan om in control te zijn. Dit betekent dat de interne beheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn. De bedrijfsvoering draagt bij aan de realisatie van beleidsdoelstellingen en er treden geen grote, onverwachte verrassingen op. Een diversiteit aan processen is geborgd en voldoet aan wet- en regelgeving (compliant) én de competenties van de medewerkers liggen vast. Dat vraagt een bredere scope dan alleen financiën en rechtmatigheid. 

Als gemeente staan we voor steeds grotere opgaven en de daarmee samenhangende financiële verantwoordelijkheid. Inwoners, overheden en maatschappelijke partners hebben verschillende verwachtingen van de gemeente. Onze organisatie moet op deze dynamiek kunnen inspelen. We werken dan ook blijvend aan ons aanpassingsvermogen. Bestuur, management en medewerkers moeten zich van deze permanente veranderingen bewust zijn en bereid én in staat zijn om mee te bewegen. 

In control zijn gaat zowel over koers bepalen als over koers houden. Daarbij hanteren we de methode van plan-do-check-act in zowel de sturende processen als in de processen die de uitvoering ondersteunen en in de uitvoerende processen. En in control zijn gaat over een moderne, zelfbewuste en robuuste organisatie zijn. Een organisatie met heldere processen en professionals die passend kunnen meebewegen en inspelen op wat er leeft. 

In de verordening 213A (2023) staat hoe we omgaan met periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur van de gemeente IJsselstein. Het college verricht minimaal eens per drie jaar onderzoek naar de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden  en de uitvoering van taken. Hetzelfde geldt voor de doeltreffendheid van minimaal één programma of paragraaf van de begroting of jaarstukken of delen daarvan. 

In 2024 hebben we besloten dit onderzoek uit te voeren op het gemeentelijk vastgoedbeleid en het gebruik van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Het onderzoek is in 2024 gestart en de afronding zal in 2025 plaatsvinden. Als uitkomst hiervan verwachten we concrete aanscherpingen in ons vastgoedbeleid (doeltreffendheid) die we aan de gemeenteraad voorleggen. Daarnaast verwachten we dat uit het onderzoek mogelijkheden blijken om de kosten van de vastgoedportefeuille te verlagen (doelmatigheid). 

Rechtmatigheidsverantwoording
In de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Hierin legt het college verantwoording af over de naleving van regels die gaan over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. Het gaat over drie specifieke rechtmatigheidscriteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het  criterium misbruik en oneigenlijk gebruik. 

Voor de materiële processen heeft de gemeente risico’s op rechtmatigheidsfouten geïdentificeerd. En we hebben in kaart gebracht welke maatregelen we nemen om de risico’s op deze fouten te voorkomen of te verkleinen. De risico’s en  de beheersingsmaatregelen zijn opgenomen in het controleprogramma. Dat is vastgesteld door het college. Door middel van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is gecontroleerd of deze beheersingsmaatregelen bestaan en werken en we daarmee de risico’s voldoende hebben afgedekt. De bevindingen van de VIC zijn de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording.  

De accountant heeft bij de interim controle 2024 vastgesteld dat IJsselstein de VIC uitvoert op basis van een gedegen risicoanalyse, interne beheersingsmaatregelen in het proces en duidelijke werkprogramma’s. En dat zij er bij hun controle goed gebruik van hebben kunnen maken. Bij de jaarrekeningcontrole heeft de accountant de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording getoetst. Dit heeft niet geleid tot significante aanpassingen.

Om het gesprek over de rechtmatigheidsverantwoording te faciliteren hebben we met het college en de auditcommissie een handreiking gedeeld. In deze handreiking zijn een aantal voorbeeldvragen opgenomen die gesteld kunnen worden bij de behandeling van de rechtmatigheidsverantwoording.

De totale omvang van de geconstateerde afwijkingen met betrekking tot rechtmatigheid bedraagt: € 5,6 miljoen. Dit is boven de verantwoordingsgrens die door de raad is vastgesteld. Dat betekent dat wij deze fouten moeten rapporteren en toelichten. Voor het toelichten van individuele fouten is een rapporteringsgrens door de raad vastgesteld. Deze is €50.000. In deze paragraaf geven we daarom een toelichting op de afwijkingen die groter zijn dan € 50.000. 

We zetten verdere stappen in de structurele versteviging van onze informatieveiligheid. Naast de BIO2 (ISO27002) update zijn we met  het maken van een projectplan gestart om met onze gemeente aan de NIS2-eisen te gaan voldoen. Het actieplan met verbeterpunten, dat uit de GAP-Analyse uit de ENSIA 2023 is gekomen, is in uitvoering.

Voor het vergroten van onze bewustwording en om de deelname te stimuleren is er een actie geweest om per team te strijden om de hoogste procentuele deelname in de veilig werken competitie. Deze actie heeft er voor gezorgd dat we gemiddeld meer dan 15% meer deelnemers hebben waardoor we dik boven het gemiddelde van deelnames van alle gemeentes in Nederland zitten.

De jaarlijkse ENSIA-audit is op het onderdeel zelfevaluatie succesvol afgerond. Ook de DigiD audit is succesvol geweest. De DigiD audit was dit jaar uitbereider, omdat bewijsvoering is uitgebreid met een toets over de werking. Bij werking moet achteraf over een periode aangetoond worden dat de procedure altijd is nageleefd. Op dit moment zijn we bezig met de volgende fase, namelijk het verantwoordingsproces van de ENSIA richting alle betrokken partijen en het college.

In 2023 zijn de Mobile Device Management (MDM) richtlijnen vastgesteld. Als verlengde daarvan vond in 2024 de volledige uitrol van beheerde mobiele apparaten aan medewerkers plaats. Door deze uitgifte kunnen medewerkers nu veilig en tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

Daarnaast zijn er verdere stappen gezet binnen de informatiehuishouding. De datamigratie van het oude zaaksysteem naar het pre-depot is nog in volle gang, waarbij de afronding in 2025 gaat plaatsvinden. Om grip te krijgen op de processen binnen de organisatie is de VIND Informatiemanagement applicatie aangeschaft. In deze applicatie kunnen o.a. ook privacy en informatiebeveiligingsinformatie verwerkt worden. Door de informatie op één centrale plek te bewaren, is er één bron met informatie die diverse disciplines kan ondersteunen in de uitvoering van processen. De implementatie van de applicatie is afgerond. In 2025 wordt de procesinventarisatie binnen de organisatie uitgevoerd.

Voor de doorontwikkeling MS365 platform zijn er diverse kennissessies georganiseerd om informatie op te halen. Door de grote hoeveelheid aan informatie, de complexiteit van MS365 en de samenwerking met ICT Gouwe IJssel op dit vlak, wordt in 2025 verder naar dit vraagstuk gekeken.

De Jaarstukken 2023, Begroting 2025 en Q-rapportages zijn in onze nieuwe P&C-applicatie opgesteld en digitaal gepubliceerd. Dit maakt de stukken toegankelijker en beter te lezen op verschillende formaten en apparaten. Ook hebben we met de nieuwe applicatie meer geautomatiseerd en werken we efficiënter.

Het cluster Juridische Zaken (JZ) heeft veel taken waar meestal wettelijke termijnen voor zijn. Het gaat dan vooral om het behandelen van bezwaarschriften, klachten, verzoeken om informatie, verzoeken om openbaarmaking en verzoeken volgens de privacywetgeving. Daarnaast heeft JZ een rol bij het gemeentelijk regelgevingsbestand, het geven van interne juridische adviezen/trainingen en bij de invoering van nieuwe organisatie-brede wetgeving, In 2024 was de belangrijkste daarvan de Omgevingswet.

Het communicatiebeleid geeft handen en voeten aan de rol van de gemeente als samenwerkingspartner in een netwerkomgeving en gefragmenteerde samenleving. Dat doet de gemeente transparant, eerlijk en rolbewust. Het collegeprogramma en het inrichtingsplan zijn het kompas voor dit beleid. Onze organisatie werkt vanuit verbinding en we passen onze rol flexibel en bewust aan als de situatie daar om vraagt. De focus ligt op het participatief leren werken van organisatie en bestuur, bijdragen aan het communicatieve bewustzijn van medewerkers en bestuurders, de toenemende digitalisering van communicatie en dienstverlening en de interne communicatie die hiermee gepaard gaat. In het najaar van 2024 hebben wij een start gemaakt met het werken met het herijkte participatiebeleid en het opstellen van een communicatiestrategie. 

Toelichting

Loonsom 
Met de huidige krappe arbeidsmarkt is het lastig om vacatures in te vullen. Hierdoor hebben vacatures gedurende het jaar gemiddeld langer open gestaan. Hier staat tegenover dat we een deel van de functies tijdelijk in hebben kunnen vullen met externe inhuur. Per saldo resulteert dit in een positief saldo van € 0,3 miljoen op de loonsom. Dit is 1,5% van de totale loonsom.