Bedrijfsvoering

Wij ondersteunen collega’s, college en raad bij de ontwikkeling en uitvoering van beleid en projecten. Daarmee dragen we bij aan de ontwikkeling van IJsselstein. Wij werken voor onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en andere partners.

De structuur van de organisatie is eenvoudig en eenduidig. De organisatie bestaat uit 8 teams. 
Het managementteam wordt gevormd door de algemeen directeur en de teamleiders. De teamleider is integraal eindverantwoordelijk voor de producten en resultaten van het team. De algemeen directeur is de eindverantwoordelijke van de ambtelijke organisatie. 
De organisatie kent de volgende teams: 

Toelichting

Loonsom 
Met de huidige krappe arbeidsmarkt is het lastig om vacatures in te vullen. Hierdoor hebben vacatures gedurende het jaar gemiddeld langer open gestaan. Hier staat tegenover dat we een deel van de functies tijdelijk in hebben kunnen vullen met externe inhuur. Per saldo resulteert dit in een positief saldo van € 0,6 miljoen op de loonsom. Dit is 3% van de totale loonsom. 

Excel-tabel

Met effectieve en open communicatie werken wij aan verbinding, samenwerking en begrip tussen de gemeente, haar inwoners en andere stakeholders. Daarmee dragen wij bij aan de uitvoering van de opgaves en uitdagingen waar organisatie en college voor staan.

We zijn ons bewust van de risico’s die wij als gemeente lopen. Onze interne beheersing beperkt deze risico’s, zodat we ‘in control’ zijn. Dit betekent dat we onze activiteiten uitvoeren binnen geldende regels (rechtmatig) en bijdragen aan onze opgaves (doelmatig). 

We hebben solide financieel beleid gevoerd, waardoor we ook op de lange termijn kunnen blijven werken aan onze opgaven. In dit document hebben we dit transparant en begrijpelijk uiteen gezet.

De medewerker is het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Door het centraal zetten van de medewerkers, kunnen zij hun talent en capaciteit zo optimaal mogelijk inzetten. Daarbij is een veilige werkomgeving van belang. 

We brengen de informatiehuishouding op orde door te werken aan de (wettelijke) opgaven. Op langer termijn is er meer openheid en transparantie van informatie.  Zodat we op een bewuste veilige manier werken en gebruik maken van de informatie.

Als gemeente respecteren we de beginselen van de rechtsstaat en handelen we daarnaar.

In de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Hierin legt het college verantwoording af over de naleving van regels die relevant zijn voor de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. De rechtmatigheidsverantwoording gaat over drie specifieke rechtmatigheidscriteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. 

Voor de materiële processen hebben we risico’s op rechtmatigheidsfouten geïdentificeerd en in kaart gebracht welke maatregelen we nemen om de risico’s op deze fouten te voorkomen of te verkleinen. Deze risico’s en beheersingsmaatregelen zijn opgenomen in het controleprogramma en vastgesteld door het college. Door middel van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is gecontroleerd of deze beheersingsmaatregelen bestaan en werken en we daarmee de risico’s voldoende afgedekt hebben. De bevindingen van de VIC zijn de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording.  De accountant heeft bij de interim controle 2024 opgemerkt dat de VIC door IJsselstein goed wordt uitgevoerd op basis van een risicoanalyse, interne beheersingsmaatregelen in het proces en werkprogramma’s.

De totale omvang van de geconstateerde afwijkingen met betrekking tot rechtmatigheid is (afgerond) € 1,2 miljoen. Dit ligt onder de verantwoordingsgrens die door de raad is vastgesteld. Dat betekent dat we deze fouten niet hoeven te rapporteren en toe te lichten. We kiezen ervoor dit toch te doen omdat het bijdraagt aan een transparante verantwoording. We hanteren hiervoor de rapportagegrens van € 50.000 die door de gemeenteraad is vastgesteld. 

Onder het begrotingscriterium is totaal € 0,6 miljoen aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd. In de rechtmatigheidsverantwoording geven we de omvang van de rechtmatigheidsfouten per soort begrotingsafwijking weer. Hieronder lichten we de begrotingsafwijkingen per programma toe.

Overschrijdingen van lasten of investeringskredieten zijn altijd onrechtmatig, maar sommige afwijkingen worden gezien als acceptabele, niet verwijtbare begrotingsafwijkingen. In onderstaande tabel is te zien welke afwijkingen we als acceptabel beschouwen en onder welke voorwaarden.

Tabel acceptabel/niet-acceptabel (incl. onder welke voorwaarde):

1. De raad is binnen het boekjaar geïnformeerd over de overschrijding van de begrote lasten of investeringskrediet, maar er is geen begrotingswijziging vastgesteld.
2. De overschrijding van de begrote lasten of investeringskrediet kon niet tijdig in de Q3-rapportage worden opgenomen.
3. Er is sprake van een kostenoverschrijding die gecompenseerd kan worden door direct gerelateerde baten.
4. Er is sprake van een open-einde-regeling.
5. De overschrijding van de begrote lasten of investeringskrediet is ontstaan door een gewijzigde regelgeving ten opzichte van de begroting.
6. De overschrijding van de begrote lasten of investeringskrediet is voorafgaand aan het uitvoeren van het beleid met instemming van de raad tot stand gekomen.

Over een deel van de afwijkingen is de raad met de Q3 rapportage geïnformeerd (voorwaarde 1). Daarnaast komt een deel van de overschrijding door omstandigheden die bij de Q3 nog niet bekend waren (voorwaarde 2) of worden ze gecompenseerd door bijbehorende inkomsten (voorwaarde 3). Na correctie van de acceptabele posten resteert een onrechtmatigheid van € 61.163. Het grootste deel hiervan komt door een overschrijding op de loonkosten van de griffie doordat inschaling van medewerkers is aangepast.

We concluderen hiermee dat bijna alle afwijkingen gedurende het jaar goed in beeld zijn en tijdig met de raad zijn gedeeld. We blijven de raad in de toekomst op dit niveau informeren om de afwijkingen bij de jaarstukken blijvend te minimaliseren.

Onder het voorwaardencriterium is een totaalbedrag van € 523.970 aan afwijkingen met betrekking tot rechtmatigheid vastgesteld. Hiervan gaat € 523.970 over aanbestedingsrechtmatigheid. De afwijkingen komen voor in vijf dossiers: in vier gevallen is de wet- en regelgeving rondom aanbestedingen niet nageleefd, en in één geval is er onduidelijkheid over de aanbestedingsprocedure uit het verleden.

De onrechtmatigheden hebben betrekking op een verduurzamingsopdracht in het vastgoed, twee inhuuropdrachten die in 2025 ook weer zijn afgerond en de aanbesteding van het raadsinformatiesysteem. De onduidelijkheid betreft een langlopend IT contract waarvan de aanbestedingsprocedure onbekend is. In 2025 zijn we begonnen met de voorbereidingen van een nieuwe aanbesteding. De planning is dat de nieuwe aanbesteding eind 2026 is afgerond.

Om aanbestedingsonrechtmatigheden te signaleren en te beëindigen, voeren we halfjaarlijks een spendanalyse uit over de inkopen en aanbestedingen. Zo wordt de aanbestedingsrechtmatigheid gemonitord en (zoveel mogelijk) voorkomen. Ook betrekken we het externe inkoopbureau zoveel mogelijk bij inkoopprocedures om ervoor te zorgen dat we de juiste procedures volgen.

In het sociaal domein is er onduidelijkheid vastgesteld met betrekking tot de rechtmatigheid van beschikkingen Jeugdwet. Uit de controle blijkt dat het lastig is alle documentatie te achterhalen die voor het onderbouwen van de beschikking nodig is. Bij één getoetste beschikking is dit niet gelukt. We werken aan het verbeteren en verduidelijken van onze interne procedures zodat relevante documentatie altijd op één centrale plek wordt bewaard.  

In 2025 hebben we een nieuwe risicoanalyse opgesteld waarin financiële en frauderisico’s zijn samengevoegd. Hieruit blijkt dat de frauderisico’s laag tot middel zijn door de genomen maatregelen. Hoewel dit geen garantie biedt tegen fraude, laat het zien dat we passende stappen hebben gezet om het risico te verkleinen tot een acceptabel niveau. De beheersmaatregelen uit de risicoanalyse maken deel uit van de VIC. We hebben gecontroleerd of deze maatregelen goed functioneren. Op basis van de VIC-bevindingen heeft het college geen aanwijzingen of vermoedens van fraude in boekjaar 2025.