Openbaarheidsparagraaf

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden, als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo schrijft voor dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteed aan de beleidsvoornemens over het transparanter maken van de organisatie en de verbetering van de informatiehuishouding. We doen dit via een projectplan met drie hoofdonderdelen: actief openbaar maken, passief openbaar maken en het verbeteren van de informatiehuishouding.

Actief openbaar maken
Stapsgewijze gaan we de wettelijk verplichte informatie-categorieën actief publiceren. De nadruk ligt daarbij op het via het raadsinformatiesysteem publiceren van bestuurlijke documenten. Hiervoor wordt het raadsinformatiesysteem in 2025 aangepast. Hier zullen dan de documenten uit de verschillende informatiecategorieën te vinden zijn. In 2026 zullen ook de ingediende Woo-verzoeken automatisch via het raadsinformatiesysteem gepubliceerd worden, zodat alle inwoners kunnen beschikken over de openbaar gemaakte informatie.

Passieve openbaarmaking
Het Woo-verzoekenproces is in het eerste half jaar van 2025 aangepast. Er is een Woo-coördinator aangesteld en een programma voor anonimisering gekocht met een koppeling naar het zaaksysteem. De Woo-coördinator neemt contact op met de verzoeker als er onduidelijkheden zijn en stelt vooraf vast of het een algemeen informatieverzoek betreft of om een Woo-verzoek gaat. Momenteel worden Woo-verzoeken handmatig gepubliceerd via onze website.  Zoals in de paragraaf over Actief openbaar maken is aangegeven, streven we er naar om de inrichting van het automatisch publiceren in 2026 gereed te hebben. Het huidige proces is hiermee zowel voor de interne medewerkers als voor de Woo-verzoekers verbeterd ten opzichte van vorig jaar.

Verbeteren van de informatiehuishouding
Het op orde brengen van de informatiehuishouding is een meerjarig traject dat stapsgewijs wordt uitgevoerd. We werken daarbij aan structurele verbeteringen op het gebied van archivering, digitale toegankelijkheid, beveiliging en transparantie.

De volgende activiteiten voeren we in 2026 uit:

1. We passen het bestuurlijke besluitvormingsproces aan voor het beter stroomlijnen en transparant maken van bestuurlijke informatie (onder andere collegestukken). We kopen verschillende modules waardoor het mogelijk wordt deze informatie automatisch op te roepen. Daarnaast passen we sjablonen aan zodat ze aan de toegankelijkheidseisen voldoen. We brengen werkprocessen en de informatiesystemen op orde, zodat een nieuw dossier vanaf de start aan alle voorwaarden voldoet. En na afhandeling van het dossier in één centraal digitaal archief komt, het zogenoemde (Pr)e-Depot.
2. We starten met bewustwording, trainingen, communicatie en het bieden van persoonlijke ondersteuning bij dossiervorming, zodat dossiers bij het opbouwen ervan volledig zijn (inclusief whatsapp of emailberichten). Dit als proces vormgeven en inbedden in het introductieproces voor nieuwe medewerkers.